Téléchargez le guide : Guide PDF Order to Cash
Introduction au processus Order-to-Cash (OTC)#
Order-to-Cash, souvent abrégé en OTC, est un processus commercial essentiel qui commence lorsque le client passe une commande et se termine lorsque le paiement est reçu et enregistré. Il englobe une série d’étapes telles que la création de commande, la livraison, la facturation et la collecte de paiement. Décomposons-le en ces sept sous-processus clés :
- Engagement client : La manière dont vous interagissez avec vos clients.
- Saisie de commande : La prise et la journalisation de la commande du client.
- Exécution de commande : La livraison de la commande, soit numériquement, soit physiquement.
- Distribution : La logistique et l’expédition de la commande.
- Facturation : La génération d’une facture pour le client.
- Collecte de paiement : La réception de l’argent du client.
- Enregistrement du règlement : La documentation du paiement reçu.
Pourquoi le processus Order-to-Cash est-il important ?#
Le processus OTC est crucial pour de nombreuses entreprises car il représente l’expérience client complète, de la première interaction au paiement final. Les entreprises utilisent souvent des systèmes ERP comme SAP pour simplifier ce processus. Ces systèmes automatisent non seulement diverses tâches, mais effectuent également des fonctions essentielles telles que les vérifications de crédit, les contrôles de disponibilité, etc.
Workflow détaillé OTC#
Pour mieux comprendre, examinons les étapes clés :
- Devis commercial : Proposition de prix et de conditions initiales.
- Commande standard : Le client passe une commande basée sur le devis.
- Expédition : Préparation de l’expédition.
- Livraison : Envoi des produits.
- Prélèvement : Sélection des articles appropriés dans le stock.
- Émission de marchandises : Enregistrement du départ des articles du entrepôt.
- Facturation : Création et envoi de la facture.
- Paiement client : Réception et enregistrement du paiement.
Domaines impactés par OTC#
Cinq domaines fonctionnels interagissent généralement avec le cycle OTC :
- Relations clients : La manière dont vous acquérez et fidélisez vos clients.
- Gestion des commandes : Les aspects administratifs de la prise de commande.
- Chaîne d’approvisionnement : La manière dont le produit passe de vous au client.
- Gestion financière : La facturation et la collecte de paiement.
- Comptabilité : La conciliation et la production de rapports financiers.
Automatisation et systèmes ERP#
Une manière d’améliorer le processus OTC consiste à automatiser certaines étapes. Les solutions ERP, comme SAP, aident les entreprises à fluidifier leur processus OTC en intégrant différentes fonctionnalités telles que la saisie de commande, la gestion des stocks et la comptabilité financière. Automatiser vos processus OTC conduit à une réduction des erreurs humaines, une exécution plus rapide et une meilleure efficacité opérationnelle.
Indicateurs de performance#
Les entreprises cherchent toujours à améliorer leur processus OTC. Les indicateurs clés de performance (KPI) peuvent inclure des métriques liées à la précision des commandes, à la livraison à temps, ainsi que des chiffres financiers comme les Jours de Ventes Impayées (DSO).
Fonctionnalités techniques des plateformes OTC#
Si vous envisagez une plateforme OTC solide, recherchez :
- Automatisation des processus : Réduction des tâches manuelles et des erreurs.
- Gestion des données : Traitement intelligent des données et des exceptions.
- Gestion d’état : Suivi de chaque étape de la transaction.
- Gestion des exceptions : Traitement efficace des erreurs et des annulations.
Analyse coût-bénéfice : Un scénario hypothétique#
Imaginez une entreprise dépensant environ 200 heures-homme par an pour tester manuellement le processus OTC. Automatiser ce processus pourrait nécessiter 80 heures de configuration initiale, mais réduire les heures-homme annuelles à 35. C’est clairement un avantage pour l’automatisation.
Exemple rapide de processus OTC (technique)#
Voici un exemple rapide pour ceux intéressés par les détails techniques :
Création d’une commande de vente dans SAP#
Code société : 4700
Type de document de vente : ZOR
- Saisissez les informations du client et de la commande.
Gestion de la livraison#
- Type de document de livraison : ZLF
- Saisissez le point d’expédition et d’autres détails pertinents.
Facturation#
- Type de document de facturation : F2
- Générez la facture et terminez la transaction financière.
Ce guide vise à fournir une compréhension complète du processus OTC, de son importance et de la manière dont l’automatisation et les systèmes ERP peuvent le rendre plus efficace. Les entreprises souhaitant rester compétitives devraient continuellement analyser et améliorer leurs processus Order-to-Cash.