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Propositions et Contrats – Procédure#

Version 1.0

1. Objectifs

   L’objectif de cette procédure est de définir et d’établir le processus de création et de soumission des propositions, ainsi que de la révision et de la finalisation des contrats.

2. Champ d’application

   Le champ d’application de cette procédure s’applique à toutes les propositions soumises aux prospects et aux contrats finalisés avec les clients.

3. Références

   • [Procédure de gestion des exigences]
   • [Procédure de gestion de projet]
   • [Procédure d’audit]
   • [Procédure de revue]

4. Problèmes en suspens

   • Aucun

5. Responsabilités

   • Il incombe au [Chef de projet] en charge de ce compte de rédiger la proposition commerciale/entreprise sous la direction du [Directeur du développement des affaires] (BDM).

   • Le [Directeur général (CEO)] / Vice-président (VP) / Responsable du développement des affaires selon le cas, est responsable de la politique de tarification des projets et applications de l’entreprise, qui sera révisée de temps à autre. En cas d’exceptions nécessitant une sanction spéciale pour déroger aux tarifs standards et aux spécifications techniques, l’un d’entre eux, selon le cas, donnera l’approbation finale.

   • L’équipe BD est responsable de :

     • La collecte des RFP pour tout projet requis
     • La vente des produits/projets de l’entreprise
     • La génération de leads dans la ligne d’affaires de l’entreprise
     • La coordination avec le client pendant la phase initiale du projet et à tout moment requis durant le cycle de vie du projet
     • La collecte des exigences primaires du client
     • L’équipe BD doit maintenir une liste des clients et effectuer un suivi de tous les projets avec l’aide du chef de projet ou du [Chef de projet].

   • Le Chef de projet / Chef de projet est responsable de :

     • La préparation de la proposition du projet, de l’estimation et de la transmission au VP pour révision et approbation
     • La coordination entre le client et le VP pendant la préparation de la proposition
     • L’allocation initiale des ressources du projet
     • L’analyse des exigences du client à un niveau granulaire avant le démarrage du projet
     • La collecte et l’analyse des exigences des utilisateurs finaux du projet
     • La gestion des demandes de changement du client durant l’exécution du projet
     • Le suivi de la rentabilité du projet et sa soumission à la direction

   • Le VP prépare le contrat sur la base des informations fournies par le PM/PL et par l’équipe BD

   • Le Chef de projet est responsable de nommer une [équipe de projet] affectée à chaque projet client en cours d’exécution.

   • Pendant la période du contrat, le VP/PM est responsable de collecter les retours du client à intervalles réguliers.

   • L’équipe centrale du projet doit analyser les retours du client et les rapporter au responsable ou au chef de projet concerné.

6. Entrées

   • [Demande de proposition]

7. Sorties

   • Contrat signé

8. Mécanisme de contrôle

   • Le VP approuve tous les contrats, le cas échéant, entre l’entreprise et les clients externes.
   • Un mécanisme approprié de partage de l’information doit être établi pour combler les lacunes de communication entre le VP/PM et l’équipe de développement, afin que le VP/PM puisse résoudre les problèmes liés au client (état du projet, problèmes techniques).

9. Procédure

   Propositions

   • Une proposition détaillée sera préparée par le Chef de projet / Chef de projet concerné. La proposition traite des points suivants :
     • L’outil proposé par l’entreprise pour le matériel spécifique et le système d’exploitation réseau, ainsi que le back-end, selon le cas, et suggéré par le client.
     • Des informations techniques supplémentaires, si nécessaire, concernant la topologie, le réseau, l’architecture, etc., selon le cas et la nécessité.
     • Description brève de la situation actuelle et des besoins commerciaux
     • Critères d’acceptation du client pour le projet
     • Liste des écarts connus, si présents, des déviations majeures par rapport aux modèles existants
     • Prix de l’outil de développement / licence logicielle utilisée (version runtime ou version de développement selon le besoin)
     • Prix du matériel, du système d’exploitation et d’autres logiciels si l’entreprise prévoit de les fournir
     • Formation gratuite ou payante et son prix, le cas échéant
     • Support d’implémentation gratuit ou payant, si requis
     • Organisation des déplacements, hébergement et pension du personnel du projet si une inspection sur site est prévue
     • Prix des autres services, tels que les services de saisie de données, si l’entreprise prévoit de les fournir, conditions de paiement
     • Toute exclusion
     • Frais de garantie et AMC
     • Validité de l’offre
     • Taux et taxes applicables
     • Les équipes de projet, ainsi que les équipes de soutien, si applicable et requis, mèneront une analyse des risques basée sur les paramètres connus et l’interaction avec les prospects. Elles pourront, si nécessaire et applicable, proposer les estimations de temps et de coût à intégrer dans la proposition.
     • Le PM/PL concerné soumettra la proposition et la suivra périodiquement.
     • L’analyse complète des risques et l’étude de faisabilité cumulée étude commerciale seront menées par l’équipe de projet.
     • L’étude de faisabilité cumulée étude commerciale sera effectuée afin de s’assurer que les exigences de l’application du prospect, telles que comprises à ce stade, sont dans les capacités de l’entreprise pour les réaliser.
     • Elle peut également couvrir le flux métier, les besoins en système d’information de gestion (MIS), les groupes d’utilisateurs et les types d’utilisateurs fonctionnels, les interfaces avec d’autres systèmes et le flux documentaire, selon le cas.
     • L’étendue de l’étude dépendra des technologies impliquées ainsi que des risques (financiers, techniques, ressources humaines, calendrier).
     • Il est nécessaire de mener l’étude de faisabilité cumulée étude commerciale avant d’accepter la commande, la méthode d’estimation, dans les cas où l’entreprise ne dispose pas de modèles d’applications.
     • Le rapport de l’étude de faisabilité cumulée étude commerciale devrait mettre en évidence :
       • La faisabilité d’exécution du projet/activité au sein de l’organisation.
       • Les risques impliqués dans le projet proposé.
       • Les nouvelles fonctionnalités (celles qui ne sont pas disponibles dans les modèles existants).
       • Une plateforme matérielle et/ou logicielle où l’expérience au sein de l’entreprise est jugée insuffisante et où une formation supplémentaire est requise.
       • Cadre temporel estimé et estimations.
       • Livrables.
       • Le VP, accompagné du Chef de projet, effectue une revue des contrats et propositions avant leur livraison.
       • Il est dans l’intérêt de l’entreprise et du client de repérer les risques. Toutefois, l’entreprise peut choisir d’exclure certains risques internes du contrat.
       • L’accord final pour procéder sera donné initialement par le VP, après la présentation formelle de la proposition et la revue des risques.
       • Le PM/VP valide les actions de revue et lance les actions nécessaires pour modifier le contrat en conséquence.
       • Le VP approuve le dossier final de revue du contrat.
       • Le VP maintient le fichier des contrats et envoie une copie avec l’état pour chaque revue au chef de projet concerné.
       • Si une modification est reçue par l’équipe du projet, elle sera informée et discutée par les équipes concernées afin d’examiner l’aspect commercial. Tous les changements affectant la documentation du projet seront contrôlés dans le système de gestion de configuration.
       • L’entreprise, pour toute modification ou amendement au contrat, considérera les comptes rendus de la réunion de revue approuvés par le client comme une acceptation par le client.