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Proposals y Contracts Procedimiento#
Versión 1.0
| S.No | Descripción | N.º de versión | Solicitado por | Autorizado por |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Inicial | 1.0 | NA |
Objetivos
El objetivo de este procedimiento es definir y establecer el proceso de generación y presentación de propuestas, y de revisión y finalización de contratos.
Alcance
El alcance de este procedimiento se aplica a todas las propuestas presentadas a prospectos y contratos cerrados con los clientes.
Referencias
- Procedimiento [Gestión de Requisitos]
- Procedimiento [Gestión de Proyectos]
- Procedimiento de Auditoría
- Procedimiento de revisión
Asuntos pendientes
- Ninguno
Responsabilidades
Es responsabilidad del [Gerente de Proyecto] a cargo de esa cuenta realizar una propuesta comercial/de negocios bajo la guía del [Gerente de Desarrollo de Negocios] (BDM).
El [Chief Executive Officer (CEO)] / Vicepresidente (VP) / BD Manager según sea el caso, es responsable de la política de precios para los proyectos y aplicaciones de la empresa, la cual será revisada periódicamente. En caso de excepciones, donde se requiera sanción especial por desviación de precios estándar y especificaciones técnicas, cualquiera de ellas, según sea el caso, daría la aprobación final de las mismas.
El equipo BD es responsable de
- Recopilación de RFP para cualquier proyecto requerido.
- Ventas de productos/proyectos de la empresa.
- Generación de leads en la línea de negocio de la empresa.
- Coordinar con el cliente durante la fase inicial del proyecto y siempre que sea necesario durante el ciclo de vida del proyecto.
- Recogida de requisitos primarios del cliente.
- El equipo de BD debe mantener una lista de clientes y hacer un seguimiento de todos los proyectos con la ayuda del director del proyecto o del [líder] del proyecto.
Gerente de Proyecto / Líder de Proyecto es Responsable de
- Elaboración de propuesta de proyecto, estimación y envío al VP para su revisión y aprobación.
- Coordinar entre el cliente y el VP durante la preparación de la propuesta.
- Asignación inicial de recursos del proyecto.
- Análisis de los requisitos del Cliente a nivel granular antes del inicio de un proyecto.
- Recopilar y analizar los requisitos del usuario final para el proyecto.
- Manejo de solicitudes de cambio de los clientes durante la ejecución del proyecto.
- Seguimiento de la Rentabilidad del Proyecto y presentación a la Dirección.
El VP prepara el contrato basándose en los insumos proporcionados por el PM/PL y el equipo BD.
El Gerente de Proyecto es responsable de designar un [equipo de proyecto] que se asignará para cada proyecto de cliente que se esté ejecutando.
Durante el período del contrato, VP/PM es responsable de recopilar comentarios del cliente a intervalos regulares.
El equipo central del proyecto debe analizar los comentarios de los clientes y debe informarlos al líder o gerente de proyecto en cuestión.
Entradas
- [Solicitud de propuesta]
Salidas
- Contrato firmado
Mecanismo de control
- El VP aprueba todos los contratos, según corresponda, entre la empresa y clientes externos.
- Se debe establecer un mecanismo adecuado de intercambio de información para resolver la brecha de comunicación entre el VP/PM y el equipo de desarrollo, de modo que el VP/PM pueda resolver los problemas relacionados con el cliente relacionados con el proyecto (estado del proyecto, problemas técnicos).
Procedimiento
Propuestas
- El director/líder del proyecto en cuestión preparará una propuesta detallada. La propuesta aborda lo siguiente:
- La herramienta de la empresa propuesta para el hardware y sistema operativo de red y back-end en particular, según corresponda, y sugerida por el cliente.
- Información técnica adicional, según sea necesario, sobre topología, redes, arquitectura, etc., si corresponde y es necesario.
- Breve descripción de la situación actual y necesidades del negocio.
- Criterios de aceptación del proyecto por parte del cliente.
- Lista de lagunas conocidas, si las hubiera, y desviaciones importantes, en comparación con las plantillas existentes
- Precio de la herramienta de desarrollo/licencia de software utilizada (tiempo de ejecución o versión de desarrollo según sea necesario)
- Precio del hardware, sistema operativo y otro software si pretende ser suministrado por la empresa
- Formación gratuita o de pago y precio de la misma.
- Soporte de implementación gratuito o de pago, si es necesario
- Organización de viajes, alojamiento y alojamiento del personal del proyecto si se va a realizar alguna inspección in situ.
- Precio de otros servicios, como servicios de entrada de datos, si se pretende que sean suministrados según las condiciones de pago de la empresa.
- Cualquier exclusión
- Garantía y cargos AMC
- Validez de la oferta
- Tarifas e impuestos según corresponda
- Los equipos de proyectos junto con los equipos de soporte, si corresponde y es necesario, realizarán el análisis de riesgos en base a parámetros conocidos y la interacción con los prospectos. Podrán, si es necesario y aplicable, sugerir las estimaciones de tiempo y costos que se incorporarán en la Propuesta.
- El PM/PL interesado presentará la propuesta y le dará seguimiento periódicamente.
- El Análisis de Riesgos completo y el Estudio de Viabilidad y Negocios serán realizados por el Equipo de Proyectos.
- Se llevará a cabo un estudio de viabilidad y de negocio para garantizar que los requisitos de la solicitud del prospecto, tal como se entienden en esta etapa, estén dentro de las capacidades de la empresa para lograrlos.
- También podría cubrir el flujo de trabajo empresarial, los requisitos del Sistema de información de gestión (MIS), los grupos de usuarios y los tipos de usuarios funcionales, las interfaces con otros sistemas y el flujo de documentos, según corresponda.
- El alcance del estudio dependerá de las tecnologías y los riesgos involucrados (recursos humanos financieros, técnicos y cronograma).
- Es necesario realizar el estudio de viabilidad cum negocio antes de aceptar el pedido, metodología de estimación, en los casos en que la empresa no cuente con plantillas de solicitud.
- El informe del estudio de viabilidad y de negocios debe resaltar
- Viabilidad de ejecución del proyecto/actividad en la organización.
- Riesgo involucrado en el proyecto propuesto.
- Nuevas funcionalidades (aquellas que no están disponibles en las plantillas existentes)
- Una plataforma de hardware y/o software en la que la experiencia dentro de la empresa se considera inadecuada y se requiere formación adicional.
- Plazo estimado y estimaciones.
- Entregables
- El VP junto con el Project Manager revisan los Contratos y Propuestas antes de su entrega.
- Es de interés tanto para la empresa como para el cliente tener identificados los riesgos. Sin embargo, la empresa podrá optar por excluir del contrato algunos riesgos internos.
- El acuerdo final para proceder será dado inicialmente por el VP, luego de la Presentación formal de la Propuesta y Revisión de riesgos.
- El PM/VP autoriza las acciones de revisión e inicia acciones para modificar el contrato en consecuencia.
- El VP aprueba el acta final de Revisión del Contrato.
- El VP mantiene el archivo de contratos y envía copia con el estado de cada revisión al respectivo Gerente de Proyecto.
- Si hay alguna modificación recibida por el equipo del Proyecto, será informada y discutida por los equipos relevantes para analizar el aspecto comercial de la misma. Todos estos cambios que afecten a la Documentación del Proyecto se controlarán en el sistema de Gestión de Configuración.
- La empresa, para cualquier cambio o modificación del contrato, considerará el acta de la reunión de revisión, aprobada por el cliente, como aceptación por parte del cliente.