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Introducción a Order-to-Cash (OTC)#
Order-to-Cash, a menudo abreviado como OTC, es un proceso comercial esencial que comienza cuando un cliente realiza un pedido y finaliza cuando se recibe y registra el pago. Abarca una serie de pasos como creación de pedidos, cumplimiento, facturación y cobro de pagos. Dividámoslo en estos siete subprocesos clave:
- Compromiso con el cliente: cómo interactúa con sus clientes.
- Ingreso de pedidos: Tomar y registrar el pedido del cliente.
- Cumplimiento de pedidos: Completar el pedido ya sea digital o físicamente.
- Distribución: Logística y envío del pedido.
- Facturación: Generación de una factura para el cliente.
- Cobro de Pago: Recepción de dinero del cliente.
- Grabación de recibos: Documentar el pago recibido.
¿Por qué es importante el pedido al efectivo?#
El proceso OTC es crucial para muchas empresas porque representa toda la experiencia del cliente, desde el contacto inicial hasta el pago final. Las empresas suelen utilizar sistemas ERP como SAP para agilizar este proceso. Estos sistemas no sólo automatizan diversas tareas, sino que también realizan funciones esenciales como verificaciones de crédito, comprobaciones de disponibilidad, etc.
Flujo de trabajo OTC detallado#
Para ayudarlo a comprender mejor, repasemos los pasos clave:
- Cotización de Venta: Oferta de precios y condiciones iniciales.
- Pedido estándar: el cliente realiza un pedido según la cotización.
- Envío: Preparación para el envío.
- Entrega: Envío de los productos.
- Elección: Seleccionar los artículos correctos del inventario.
- Salida de mercancías: Registrar que los artículos han salido del almacén.
- Facturación: Crear y enviar una factura.
- Pago del cliente: Recibir y registrar el pago.
Áreas afectadas por OTC#
Cinco áreas funcionales suelen interactuar con el ciclo OTC:
- Relaciones con el cliente: cómo adquirir y conservar clientes.
- Gestión de pedidos: Los aspectos administrativos de la recepción de pedidos.
- Cadena de suministro: Cómo llega el producto desde usted hasta el cliente.
- Gestión Financiera: Facturación y cobro.
- Contabilidad: Conciliación e informes financieros.
Sistemas de automatización y ERP#
Una forma de mejorar el proceso OTC es mediante la automatización. Las soluciones ERP, como SAP, ayudan a las empresas a optimizar su proceso OTC integrando diferentes funcionalidades como entrada de pedidos, gestión de inventario y contabilidad financiera. La automatización de sus procesos OTC conduce a una reducción del error humano, una ejecución más rápida y una mayor eficiencia operativa.
Métricas de rendimiento#
Las empresas siempre buscan mejorar su proceso OTC. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) pueden incluir métricas relacionadas con la precisión de los pedidos, el envío a tiempo y cifras financieras como los días de ventas pendientes (DSO).
Características técnicas de las plataformas OTC#
Si está considerando una plataforma sólida de servicios OTC, busque:
- Automatización de procesos: Reduce tareas manuales y errores.
- Gestión de Datos: Manejo inteligente de datos y excepciones.
- Gestión del Estado: Realizar un seguimiento de cada paso de la transacción.
- Manejo de excepciones: Manejo eficiente de errores y reversiones.
Análisis Costo-Beneficio: Un Escenario Hipotético#
Imagine una empresa que dedica alrededor de 200 horas-hombre al año a pruebas manuales de venta libre. Automatizar este proceso podría requerir unas 80 horas iniciales de configuración, pero las horas de trabajo continuas podrían reducirse a 35 por año. Esa es una clara victoria para la automatización.
Ejemplo rápido de proceso OTC (técnico)#
Aquí hay un ejemplo rápido para aquellos interesados en los detalles esenciales:
Creación de un pedido de venta en SAP#
Código de empresa: 4700
Tipo de documento de venta: ZOR
- Ingrese los detalles del cliente y del pedido.
Gestión de la entrega#
- Tipo de documento de entrega: ZLF
- Ingrese el punto de envío y otros detalles relevantes.
Facturación#
- Tipo de documento de facturación: F2
- Generar factura y completar la transacción financiera.
Esta guía tiene como objetivo proporcionar una comprensión integral del proceso OTC, su importancia y cómo la automatización y los sistemas ERP pueden hacerlo más eficiente. Las empresas que deseen seguir siendo competitivas deben analizar y mejorar continuamente sus procesos Order-to-Cash.